Mit dem passenden Zeitmanagement hast du mehr vom Leben! So einfach ist es. Wenn du dir deine Zeit gekonnt einteilst und sie überlegt nutzt, erhöhst du deine Produktivität und gehst aktiv gegen das Gefühl der Überlastung vor. Du erledigst deine Aufgaben zeitnah und kannst dich so viel größeren und wertvollen Zielen widmen. Je besser und sinnvoller du deine Zeit nutzt, desto stärker fühlst du dich. Warum? Das Gefühl der Überforderung lässt spürbar nach und die Selbstermächtigung wächst. Du spürst, dass du es in der Hand hast, was daraus wird. Egal, welchem Projekt oder welcher Aufgabe du dich stellen möchtest. Ein gutes Zeitmanagement ist ein wichtiger Schlüssel, dass dir nicht nur in einem Zeitmanagement Seminar oder einem unserer Kurse zur Verbesserung deiner Selbstführung nähergebracht werden kann. In diesem Beitrag lernst du 5 Zeitmanagement Methoden kennen. Probiere sie am besten alle der Reihe nach aus und wähle im Anschluss die für dich stimmigste Methode, um dein Zeitmanagement nachhaltig zu verbessern.
Für ein effektives Zeitmanagement gibt es verschiedene Tools und Methoden, die du nutzen kannst.
Unsere Top 5 Zeitmanagement-Methoden sind:
Wie die Methoden im Detail funktionieren, erfährst du jetzt.
Das Pareto-Prinzip stellt den Aufwand, den man für eine Aufgabe oder Tätigkeit aufbringen muss, zum Ertrag, der dabei herauskommt, ins Verhältnis. Laut diesem Prinzip kann man mit 20 % des Aufwands bereits 80 % des Endergebnisses erzielen. Die restlichen 80 % der aufzubringenden Energie, machen nur noch die übrigen 20 % des Ertrags aus. Deshalb ist das Prinzip auch als die 80-20 Regel bekannt. Um sich dieses Prinzip im Zeitmanagement zu Nutze zu machen, ist es wichtig, sich den Details der Aufgabe zu widmen, die den größten Einfluss auf das Ergebnis haben. Wendet man das Pareto-Prinzip an, unterscheidet man Wichtiges von Unwichtigem und richtet seine Aufmerksamkeit zunächst auf die wichtigen und entscheidenden Aufgaben und nächsten Schritte. Hierdurch können Produktivität und Selbstmanagement deutlich gesteigert und verbessert werden. Erst wenn ein Großteil der Aufgabe erledigt ist, geht man ins Detail und widmet sich dem Feinschliff.
Die Ivy-Lee-Methode ist einer einfachen To-Do-Liste ähnlich. Den entscheidenden Unterschied macht hier jedoch die Priorisierung der Aufgaben. Zunächst wird also eine Liste mit den anstehenden Aufgaben erstellt. Idealerweise nicht mehr als sechs Aufgaben aufschreiben. Dann setzt man die Prioritäten. Was muss als erstes erledigt werden? Was danach? Die Aufgaben müssen nun entsprechend geordnet werden. Nun beginnt man mit der ersten, am höchsten priorisierten Aufgabe. Diese wird ohne Ablenkungen zuzulassen erledigt. Im Anschluss daran kann diese abgehakt werden (für alle, die gerne To-Do´s abhaken). Nach dem Überprüfen der Prioritäten (sind diese noch aktuell?) geht man die nächste Aufgabe an. Diese Methode wiederholt man, bis man nach den sechs erledigten Aufgaben eine neue Liste schreiben kann.
Mit der Methode des Eisenhower-Prinzips werden wichtige und dringende Aufgaben von unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben unterschieden. Richtig angewandt werden wichtige und dringende Aufgaben sofort erledigt. Im Anschluss werden die nicht ganz so dringenden Aufgaben abgearbeitet. Unwichtige und nicht dringende Aufgaben werden entweder an eine andere Person delegiert oder können vielleicht sogar ganz eliminiert werden.
Die ALPEN-Methode setzt sich aus fünf Elementen zusammen, die gemeinsam ein effektives Zeitmanagement ergeben:
Die Aufgaben können auch hier in einer To-Do-Liste festgehalten werden. Anschließend sollte die benötigte Zeit zum Erledigen der Aufgabe eingeschätzt werde. Wichtig ist, dass maximal 60 % der zur Verfügung stehenden Zeit fest eingeplant wird. 40 % sollten als Pufferzeiten freigehalten werden, sodass unvorhergesehene Störungen oder Änderungen keinen Stress auslösen. Auch bei dieser Methode müssen möglicherweise Entscheidungen getroffen werden, welche Aufgabe wirklich dringend und sinnvoll ist, und was unter Umständen delegiert oder ganz vernachlässigt werden kann. Eine Kontrolle der einzelnen Aufgaben und ob die Einteilung der Zeit letzten Endes realistisch war, ist hilfreich für das zukünftige Zeitmanagement und die Aufgabenverteilung der nächsten Tage.
Die Pomodoro-Methode wurde nach einem Kuchenwecker in Tomatenform benannt. Der Erfinder dieser Zeitmanagement-Methode Francesco Cirillo teilte seine Arbeit in 25-minütige Abschnitte ein. Entsprechend wird der Wecker auf 25 Minuten gestellt. Wenn er klingelt, macht man eine Pause von 5 Minuten. Danach stellt man den Wecker erneut und arbeitet wieder für genau 25 Minuten an seinen zu erledigenden Aufgaben. Es kann auch sein, dass eine Aufgabe nach 25 Minuten nicht abgeschlossen ist. Das ist überhaupt nicht schlimm. Nach den 5 Minuten Pause wird einfach an derselben Aufgabe weitergearbeitet. Erst wenn die Aufgabe erledigt ist, geht man zum nächsten Punkt auf seiner Aufgabenliste über, immer im 25/5 Rhythmus. 25 Minuten Arbeiten. 5 Minuten Pause. Nach vier Durchgängen wird eine längere Pause von etwa 15-30 Minuten empfohlen.
Jetzt kennst du fünf hilfreiche Zeitmanagement-Methoden, um langfristig ein besseres Selbst- und Zeitmanagement zu erlangen. Weil wir uns beim Schreiben dieses Blogartikels nicht nur für fünf geniale Zeitmanagement-Tipps entscheiden konnten, bekommst du jetzt noch einen unschlagbaren Extra-Tipp von uns:
Genau. Iss den Frosch! Was ist damit gemeint? Auch dies ist ein Zeitmanagement-Tool. Es geht nach der Methode vor, die unangenehmste Aufgabe als allererstes zu erledigen. Danach fühlt man sich in der Regel leichter und kann freier an die anderen Aufgaben herantreten. Dazu kann dir vielleicht auch ein Rückwärtszählen helfen. Zähle von 5 rückwärts auf 0. Und bei null angekommen beginnst du damit „den Frosch zu essen“, also die unliebsame Aufgabe zu erledigen. Es ist wichtig, dass du dich hierbei nicht in Gedanken verfängst, die gegen diese Aufgabe sprechen, wenn du sie ohnehin erledigen musst.
Die für dich passende Vorgehensweise kannst du am besten finden, wenn du einige Methoden ausprobierst und am Abend oder am Ende der Woche überprüfst, wie es dir damit ergangen ist. Und auch dann gilt: Es ist nichts in Stein gemeißelt und du kannst jederzeit neu wählen, wenn eine Methode eine Zeit lang gut funktioniert hat, du dich jetzt aber nicht mehr richtig darauf einlassen kannst. Und im Selbst- und Zeitmanagement ist es wie in vielen anderen Dingen im Leben auch: Die Übung macht den Meister.
Als Führungskraft ist es leicht, in die Rolle des Entscheiders, der Entscheiderin zu schlüpfen und dabei den wertvollen Input der Teammitglieder aus den Augen zu
Für das Unternehmen ist es von hoher Wichtigkeit, engagierte und motivierte Mitarbeitende zu haben. Eine bewährte Methode, um dieses Ziel zu erreichen, ist die Sinnvermittlung
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